18 minuten plannen per dag

Er zijn van die dagen dat je op je werk komt. Wat vage ideeën in je hoofd hebt over wat je die dag wil gaan doen. Je haalt koffie en zet je computer aan. Je begint met het checken van je mail en kijkt naar vaknieuws op het internet. Een uur later begint je eerste vergadering en daarmee ben je het grootste deel van de ochtend bezig. Vervolgens kom je terug op je kantoor, beantwoordt wat mailtjes, schrijft wat stukjes, beantwoordt telefoontjes en lost wat acute problemen op. Na de lunch ziet de rest van je werkdag er ongeveer net zo uit. Echt tevreden ben je niet. Een voldaan gevoel over je werkdag heb je niet. Maar ja, zo gaat het nu eenmaal. Je wordt geleefd door agenda, e-mail en acute problemen. Zo vliegen de dagen soms om, zonder dat je tot concrete mijlpalen komt.

Het is ook niet makkelijk om te focussen. Over wat je wil bereiken in je leven, heb ik al eerder een artikel geschreven. Hoe mooi je to-do lijst ook is, het gaat om het uitvoeren van de taken. Er zijn veel te veel afleidingsmogelijkheden en veel te veel belangrijke dingen die ook een keer gedaan moeten worden. De oplossing zit 'm in consequente planning en daar een vaste gewoonte van maken.

Zelf kan ik me ook fantastisch laten afleiden aan het begin van de dag. Zeg eens eerlijk, wat is jouw valkuil? De mail of de collega's? Toen begon ik met het systematisch plannen van mijn activiteiten. Soms met een mindmap om nog beter overzicht te krijgen.  Het verschil was dat mijn prioriteiten vorm kregen aan wat IK belangrijk vond. Het leek me eerst een onmogelijke opgave. Je moet je vaste patroon doorbreken en dat vergt discipline. Eerlijk is eerlijk, het kost je in het begin ook wat meer tijd, maar... Na drie weken volhouden heb ik meer tijd voor andere dingen én mijn werk af. Het is heerlijk om na een werkdag tevreden terug te kijken op de afgestreepte to-do lijst en lege mailbox. Voor tips over volharden verwijs ik je naar een eerder artikel.

Met deze drie stappen en 18 minuten per dag kun jij je effectiviteit ook enorm vergroten.

Stap 1 Plan je dag (5 minuten)

Deze stap kun je best 1 dag van te voren doen, aan het eind van elke werkdag bijvoorbeeld. Voordat je je computer aanzet ga je zitten om je dag te plannen. Dit kan op papier om digitaal. Bepaal wat je dag succesvol maakt. Wat is realistisch om vandaag te doen? Welke zaken helpen om je doelen te bereiken? Welke doelen geven je een goed gevoel?

Pak dan je agenda en plan de taken die je wil uitvoeren. Zet ze op een tijdstip dat het jou uitkomt. Neem deze afspraak met jezelf net zo serieus als een afspraak met anderen. Zet alleen iets op je to-do lijst als je hebt bepaalt wanneer en waar je het gaat doen. Als je dat nu nog niet weet, bewaar ze dan in een mapje Ooit...

Ga niet langer door dan je gepland hebt. Als het niet af is (en je kunt het nog laten wachten) plan het dan in voor de volgende dag en ga dan verder. Je zult zien dat je dan weer met een frisse blik ertegen kijkt en sneller tot resultaten komt.

Zelf kwam ik erachter dat het erg effectief is om de tijd tussen 8.30 en 10.30 zoveel mogelijk te gebruiken voor mijn taken. Ik houd deze tijd zoveel mogelijk vrij in mijn agenda. Ik heb mijn mailprogramma dan uitstaan en neem eigenlijk ook geen telefoon aan.

Maak dus ook afspraken met je secretariaat om tijden vrij te houden in je agenda of bepaalde taken in de door jou gewenste blokken te plaatsen of over het doorschakelen van telefoon.

Stap 2 Opnieuw focussen (1 minuut ieder uur)

Zet een timer of stel je computer of telefoon in, zodat je ieder uur een signaal krijgt. Een hele mooie voor je computer is de mindfull clock. Gebruik het signaal om even iets te drinken, wat te lopen of met iemand te praten. Kijk naar je to-do lijst en vraag je af hoe productief je het afgelopen uur bent geweest. Kijk naar je agenda en takenlijst en bepaal wat je het komende uur gaat doen. Op die manier stuur je zelf je dag, uur voor uur. Je agenda gaat zo niet met jou aan de haal.

Stap 3 Evalueer (5 minuten)

Sluit je computer af en evalueer je dag. Wat werkte? Lukte het om te focussen? Waardoor werd je afgeleid? Wat heb je vandaag geleerd om morgen productiever te zijn?

Doe voordat je naar huis gaat ook stap 1 voor de volgende dag.

Doe dit drie weken lang heel consequent en je hebt jezelf een nieuwe gewoonte aangeleerd, die je meer voldoening geeft over je gewerkt uren en daarin bereikte resultaten.

Effect 

Ik merk dat het mij al helpt om mijn to-do lijst van een week in mijn agenda te plannen. Het klinkt heel eenvoudig en ik vraag me nu af waarom ik dat niet eerder gedaan heb... Ik moet toegeven dat ik vaak een volle agenda én een lange to-do lijst had, zonder die gekoppeld te hebben. Een onmogelijke opgave. Maar nu ik wezenlijke taken ook in mijn agenda heb opgenomen dan werk ik ze ook af. Natuurlijk valt er wel iets af en dat schuift door naar een andere dag die week, maar ik krijg een voldaan gevoel als ik zo op een dag mijn agenda heb afgewerkt.

Door iets meer tijd aan de planning te besteden ervaar ik meer ruimte over de dag heen. Lijkt wat tegenstrijdig, maar zo werkt het voor mij althans wel.

David Allen van Getting Things Done zegt dat dergelijke systemen er niet om gaan om ál je werk af te krijgen, maar om in ieder geval dát af te hebben waar jouw priotiteit ligt. Hij waarschuwt ook om niet het systeem leidend te maken en dus veel tijd te stoppen in schema's en lijstjes. Ze zijn een hulpmiddel. Zijn tip is dan ook om met weeklijstjes te werken. Een to-do lijstje per dag moet je waarschijnlijk veel te vaak aanpassen.

Meer lezen?

Getting Things Done (NL), David Allen, 2007

Making it all work (NL), David Allen, 2009

Meer doen?

Tips in je mailbox van Taco Oosterkamp: www.meereffect.nl

In 3 uur turboseminar timemanagement van Henk Veldhuis: www.henkveldhuis.nl

Gerelateerde artikelen in Exposé

Wat laat je na?

Hoe houd ik beter overzicht?

Een planning maken in 4 stappen

Vijf kenmerken van een haalbare doelstelling

Van droom naar werkelijkheid

5 tips om te volharden

Plaats een reactie

Naam: *
Email: *
Onderwerp: *
Reactie: *

Type de veiligheidscode hierboven over: