Een planning maken in vier stappen

Om werkzaamheden goed te laten verlopen is een planning vaak onontbeerlijk. Je eigen werk plannen is nog tot daar aan toe, maar ook anderen soepel in het project laten samen werken is een heel ander verhaal. Doorloop deze vier stappen en het gaat een stuk makkelijker.

Stap 1 Bepaal de uitgangssituatie

Ga met je gedachten naar een situatie waarbij je een planning moet maken, een situatie waarbij je andere mensen moet inschakelen bij de werkzaamheden… Neem rustig de tijd om te ervaren wat er in je op komt en maak de situatie zo volledig mogelijk. Welke situatie is het? Wat moet er op hoofdlijnen gebeuren? Wie zijn erbij betrokken? Wat is je eigen rol?

Richt je op het doel dat je wilt bereiken, waarvoor een planning een handig hulpmiddel is. Besef dat je in deze fase alle touwtjes zelf in handen hebt. In je hoofd kunt je bedenken wie en wat je nodig hebt om het eindresultaat te bereiken. Let vooral op de mensen en de activiteiten en kijk objectief, zakelijk. Ga na wat er al klopt in het plaatje, maar ook wat je nog mist. Je belangrijkste drijfveer is ervoor te zorgen dat het gaat werken.

Stap 2 Maak het resultaat zichtbaar

Verplaats je in de gewenste eindsituatie. Wat ziet je? Wat gebeurt er? Wie zijn erbij betrokken? Welk gevoel heb je erbij? Let op de details, op de mensen die er zijn en de activiteiten die ze uitvoeren. Ga na wat er al klopt in het plaatje, en ook wat je nog mist. Waar het eindplaatje vaag blijft, weet je dat je meer informatie moet verzamelen of vragen moet gaan stellen aan betrokken partijen. Dit is een uitstekende check om te zien of je al voldoende informatie hebt om het eindplaatje te realiseren!

Stap 3 Van je hoofd naar het papier

Positioneer het eindresultaat in een agenda. Doe dat gerust nog in je hoofd. Misschien is de definitieve dag nog niet zeker, maar kun je het al wel in een week of maand plaatsen. Beweeg nu heel langzaam terug naar vandaag en geef tussendoor alle belangrijke dingen die moeten gebeuren een plek.

Loop nog een keer door die agenda en zet nu alle acties in chronologische volgorde op papier. Misschien begin je bij het eindresultaat en loop je zo naar het heden of net andersom. Het kan zijn dat je tussendoor nog aan nieuwe acties denkt. Voeg die dan gewoon toe. Besef dat je planning een dynamisch geheel is en dat er steeds dingen kunnen veranderen.

Geef in je planning duidelijk aan wie, wat, wanneer moet doen. Bespreek deze papieren planning met je team, indien van toepassing. Voer zo nodig aanpassingen door. Het delen van een planning betekent dat je anderen deelgenoot maakt van het eindresultaat en de weg er naar toe. Overeenstemming over een planning zorgt ervoor dat iedereen zich (mede)verantwoordelijk voelt voor het eindresultaat.

Stap 4 Betrek derden erbij

Geef zodra je weet dat er iets door derden moet gebeuren daartoe ook opdracht, of overleg met ze hoe het ingepast kan worden. Een goed referentiepunt daarbij is om jezelf af te vragen wat je aan informatie nodig hebt in die situatie. Verplaats je in de ander om te weten welke informatie je moet verstrekken. Hoe ga je dan te werk? Welke informatie heb je nodig om dit werk te kunnen doen? Wat vind je dan belangrijk? Met wie moet je nog meer rekening houden? Wat maakt deze opdracht interessant? Stap weer terug in je eigen positie en vertel de ander wat er moet gebeuren. Vraag wat ze nog meer nodig hebben. Stel de deadlines duidelijk vast. Het kan zijn dat je op de hoogte gehouden wilt worden van de vorderingen of juist van de tegenslagen. Maak duidelijk wat voor jou belangrijk is in dit project.

Meer lezen? 

David Allen, Getting things done, 2007

David Allen, Making it work, 2009

Taco Oosterkamp, Elke dag je hoofd en inbox leeg, 2009

Gerelateerde artikelen in EXPOSÉ

Van droom naar werkelijkheid in zeven stappen
Vijf kenmerken van een haalbare doelstelling
Vijf tips om te volharden
Hoe houd ik beter overzicht?

Plaats een reactie

Naam: *
Email: *
Onderwerp: *
Reactie: *

Type de veiligheidscode hierboven over: